Como he explicado antes, voy a dedicar un día a cada una de las tres suites (conjuntos o grupos de programas) para mejorar la productividad en línea y evaluar, cómo satisfacen mis necesidades. Después de echar un vistazo a cada uno, escogeré el que voy a usar durante el resto de esta serie de 30 días sobre la nube. Empecemos entonces hoy con Google Docs.
Interfaz del usuario
En realidad me gusta la interfaz de banda de Microsoft, y estoy acostumbrado a trabajar con los programas y archivos de Microsoft Office utilizando la banda. En comparación, los menús de Google Docs parecen un poco pasados de moda y limitados. Ahora, el resto de las características y funciones necesarias de Google Docs parecen estar todas bien representadas y resultan de fácil acceso, por lo que la interfaz sirve su propósito.
Archivos para el almacenamiento
Google Docs ofrece 1GB de almacenamiento gratuito. No parece mucho, sin embargo, todo cambia cuando usted considera que ninguno de los archivos que usted crea en Google Docs, o aquellos que convierta a formatos de Google Docs se incluyen en esta cuota. Por lo tanto, en esencia, el almacenamiento de archivos es prácticamente ilimitado, con un 1GB de almacenamiento adicional para los datos que no provengan de éste.
Más allá de la capacidad de almacenamiento de archivos proporcionada por el propio Google, Google Docs está estrechamente integrado con Box, que ofrece 5GB de almacenamiento gratis. Voy a profundizar en las opciones de almacenamiento en línea por separado más adelante, durante esta misma serie, pero como uso Box, agradezco la colaboración.
Box le permite crear nuevos documentos, planillas y hojas de cálculo con Google Docs directamente desde el sitio de Box. Es necesario señalar, sin embargo, que abrir los archivos que ya se han almacenado en Box, resulta un proceso algo complejo. Si pulso la opción de Editar un archivo desde el interior de Box, lo que realmente hace es utilizar el Editor de Zoho en lugar de Google Docs.
Compatibilidad
Google entiende que es importante ser capaz de leer y archivar desde y en los formatos comunes de archivo de Microsoft Office. Es por ello que ha invertido tiempo y esfuerzo con el objetivo de mantener un formato consistente que permita convertir el archivo en ambas direcciones.
La compatibilidad de Google Docs funciona bien con el formato básico, pero, desafortunadamente, disminuye cuando trato de utilizar las funciones avanzadas de configuración. Las fuentes más comunes, como las “negritas”, la cursiva y el subrayado, se convierten sin ningún problema, pero si tengo un documento determinado que tiene tablas, notas al pie, una tabla de contenido, o cualquier otro formato incluido, ya todo se complica un poco en Google Docs.
Esto resulta más importante para unos usuarios que para otros. Alguien que, por ejemplo, regularmente trabaje con archivos de Microsoft Office, de clientes o proveedores, o que utilice las opciones de configuración más avanzadas, es muy probable que no otorgue a Google Docs la misma evaluación. Para mis propósitos, sin embargo, que prácticamente todo lo que tecleo en Word simplemente tengo que copiarlo y pegarlo en la herramienta de publicación de contenido de PCWorld, y que por lo general no utilizo configuraciones más avanzadas o complicadas, Google Docs satisface enteramente mis necesidades.
El intercambio y la colaboración.
Esta es el área donde Google Docs realmente brilla. Es muy simple para mí compartir archivos con otras personas y trabajar junto a ellos en tiempo real en línea. Recientemente, Google ha ampliado el intercambio y colaboración para incluir presentaciones, además de documentos y hojas de cálculo.
Dispositivos móviles
Google Docs funciona bastante bien en mi iPhone y iPad. Pude perfectamente abrir un archivo de Google Docs y pulsar la opción de Editar para modificar el contenido mientras estaba en el modo de “móvil”, en el navegador Safari de mi iPad. Cuando traté de cambiar al modo de Escritorio a través del enlace en la parte inferior de la página, las cosas no resultaron tan perfectas. Por otro lado, cada vez que trataba de escribir algo, obtenía un mensaje de “Error”; no pude determinar el porqué.
Al ser un producto de Google, resulta lógico pensar que funcione mejor con una de sus plataformas Android. Mi nombre de usuario Google ya está asociado a mi tableta Xoom de Motorola. Cuando abro la aplicación nativa de Google, inmediatamente aparecen todos mis archivos.
En general, Google Docs parece trabajar excelentemente para mis propósitos. En los próximos días veremos cómo se comportan Zoho y Microsoft.
-Tony Bradley, PCWorld