La tecnología ha habilitado una nueva raza de trabajadores –más productivos—que pueden ir por el mundo de manera libre, saltando entre puntos de conexión a la Internet. Hasta han acuñado un nombre propio –nómadas digitales—y son capaces de trabajar en un ambiente donde el cubículo de al lado puede estar en otro país o incluso otro continente. Se trata de los habitantes de la nueva oficina digital.
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La realidad actual de avance de la tecnología, altos costos del espacio para oficinas y el deseo de los trabajadores de evitar el tráfico y gozar de algunas comodidades extras, configuran el mejor momento en la historia para el teletrabajo y la oficina digital.
Estadísticas encontradas en la red, en sitios como researchandmarkets.com, demuestran que más del 50% de las empresas están aplicando algún nivel de teletrabajo en parte de su fuerza laboral. Claramente, no todos los empleos se prestan para ser realizados a distancia, pero casi todas las empresas tienen empleos que pueden ser manejados en este esquema y lograr así importantes beneficios para la empresa, el empleado y hasta el medio ambiente.
Sin embargo, la empresa que quiera implementar un paradigma de oficina digital debe afrontar varios retos y cumplir ciertas condiciones; algunas de las cuales implican que la gerencia debe ser capaz de manejar sus empleados en base al cumplimiento de objetivos, en lugar del tradicional cumplimiento de horarios.
LAS BASE DE LA OFICINA DIGITAL
Existen numerosas tecnologías habilitadoras para la oficina digital, que permiten desde el acceso a distancia a los recursos de TI de la empresa hasta garantizar que se realiza un uso acertado de los mismos, pasando por herramientas de productividad que no sólo permiten ejecutar trabajos a distancia.
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Redes privadas virtuales, telefonía IP, manejo de documento digitales, seguridad en ambientes remotos, vídeo conferencias y otras herramientas de trabajo colaborativo son algunas de las soluciones que pueden ayudar a su empresa a reducir los metros cuadrados y aumentar la productividad.
LA RED DESDE AFUERA
Las redes privadas virtuales –conocidas como VPN por sus siglas en inglés—son una de las herramientas habilitadoras del teletrabajo más importantes, por que le permiten al trabajador contar con los mismos recursos de TI que tendría desde la oficina, de manera segura y confiable. Luis Quiñones, Gerente de Desarrollo de Negocios de Cisco Systems señala “que al contar con la capacidad de tener el trafico cifrado entre la oficina virtual y la principal, esa “oficina del hogar” [o donde sea] se vuelve una sucursal completa con cualquier capacidad que pueda uno tener en la oficina principal. Si habilitamos todo podríamos tener seguridad, conexión inalámbrica, colaboración segura, acceso a los servidores críticos, correo etc.”
Pasos para implementar una red privada virtual
1. Identificación de los “casos de uso” (empleados, contratistas, clientes, etc.)
2. Análisis de los requerimientos de seguridad para cada “caso de uso” (herramienta de acceso – hardware cliente, software cliente, navegador Web, mecanismos de cifrado, requisitos de autenticación)
3. Identificación de la escalabilidad deseada (actual y futura – desempeño, número de usuarios, posicionamiento geográfico)
4. Evaluación de plataformas que se adecuan a cada situación identificada y escalabilidad requerida.
5. Escoger equipos/software adicionales para complementar los requerimientos de identificación (servidores de autenticación, generadores de claves [tokens], pasarelas SMS, Autoridades Certificadoras, etc.)
6. Planeamiento e implementación de la solución
Fuente: Luis Quiñones, Gerente de Desarrollo de Negocios de Seguridad y Daniel García, Consultor Senior de Seguridad, CISCO Systems
Telefonía IP: comunicación donde sea
Andrés Ramírez –Gerente de Mercadeo de Soluciones de Comunicaciones Unificadas de Avaya para el Caribe y Latinoamérica —define que “la Telefonía IP es la tecnología que permite que las comunicaciones de voz se transporten de un modo digital sobre cualquier red: de voz tradicional, de datos, celulares o inalámbricas, usando el Protocolo de Internet (IP). Esto permite extender las aplicaciones y comunicaciones de voz a lo largo del mundo, a un bajo costo. Para la empresa, el uso de IP permite consolidar las aplicaciones telefónicas simplificando la administración de redes multi sitio y reduciendo los costos de inversión, mantenimiento y actualizaciones. A su vez extiende el servicio telefónico empresarial a cualquier lugar del mundo por medio de un teléfono de software, teléfono IP o extensión al celular.”
Pasos para implementar Telefonía IP
Verificar el estado de su cableado y red de datos para garantizar que estos cumplen con los requerimientos que garantizan la calidad de servicio de voz sobre IP.
Consulte a su prestador de servicio telefónico actual sobre servicios de troncales SIP y tarifas
Verificar que los anchos de banda entre sucursales permiten el transporte de voz
Identificar los diferentes perfiles de usuarios de su empresa para determinar las necesidades de comunicaciones de cada usuario (recepcionista, agente, usuario móvil, trabajo remoto, supervisor, etc.)
Identificar las aplicaciones que aumentarán la productividad, reducirán costos y mejorarán la satisfacción de los clientes en su empresa como aplicaciones de mensajería, extensión a celular, centros de atención de llamadas, audiorespuesta, grabación. Posteriormente identifique cómo se implementan e interactúan estas aplicaciones entre si.
En muchos casos el retorno de inversión en una solución de telefonía IP es menor a 12 meses, lo que las hace muy rentables y no vale la pena esperar para implementarlas.
Fuente: Andrés Ramírez, Unified Communications Solutions Marketing Manager para la región de Caribe y Latinoamérica de Avaya
Comunicaciones unificadas, más que un buen deseo
El paso siguiente después de implementar la telefonía IP, es avanzar hacia un esquema de comunicaciones unificadas, donde los sistemas de telefonía se integran al resto de los sistemas de TI para facilitar la toma de decisiones, la atención al público y en general el funcionamiento total de la empresa.
Phil Larson, encargado de Soluciones de Comunicación Empresarial para el Caribe y Latinoamérica de Nortel, señala que “las comunicaciones unificadas permiten que las empresas pequeñas y medianas se puedan beneficiar de las capacidades de convergencia que antes sólo estaban disponibles para las organizaciones mucho más grandes. Pueden hacer todo desde un solo lugar, sin importar en donde estén, incrementando la productividad de sus empleados y su empresa como tal.”
José Ramón Díaz, Gerente de Producto para Comunicaciones Unificadas de Microsoft, coincide en la utilidad de las comunicaciones unificadas al resaltar que “en lugar de luchar con herramientas e interfaces de comunicación separadas, los usuarios que utilizan comunicaciones unificadas disfrutan de mayor acceso a individuos, grupos, y a la información en el momento correcto y en la manera que mejor se adapta a cada situación. Al poder percibir de la disponibilidad o “presencia” de las personas, los usuarios pueden fácil y rápidamente contactar a la persona correcta por el medio que sea más apropiado. De esta manera se optimiza la comunicación mediante la combinación de varias soluciones (correo electrónico, presencia, mensajería instantánea, conferencias y comunicación de voz) en una sola plataforma unificada, habilitando la colaboración y reduciendo costos.”
Cómo enfocar una estrategia de comunicaciones unificadas
Para Pierre Rodríguez, Director de Mercadeo y Operaciones de Polycom para América Latina y el Caribe, existen soluciones adaptadas a cada empresa, sin importar su tamaño, o la cantidad de personas atendidas, ya sea para extensas juntas de directivos hasta individuos que viajan y necesitan conectarse constantemente. Sin embargo hay algunas consideraciones que deben realizar antes de embarcarse en un proyecto. En primer lugar, deben tener muy en claro el problema de negocio que desean resolver (por ej., disminuir los costos de viajes en un 40%, incrementar la productividad en un 20%, expandir el alcance de ventas en un 25%, etc.)
Después deben coordinar con su integrador para el desarrollo adecuado del proyecto, asegurándose que las diferentes soluciones que se necesitan están especificadas correctamente (como sistemas de videoconferencia para el escritorio de ingenieros, sistema de vídeo conferencia de grupo para salas de reuniones, etc.)
Se debe también validar los requisitos de la red para asegurarse de que la infraestructura/red está lista para ofrecer soporte a la aplicación
Por último se debe monitorear y medir los resultados para validar el retorno sobre la inversión (ROI) e identificar nuevas oportunidades para el uso de la Tecnología ya instalada, con el fin de ganar en productividad y disminuir los costos.
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Virtualización en los servidores
Juan David Gutiérrez, Gerente de desarrollo de mercados Intel Cono Norte de Latinoamérica, señala que “hoy en día todos hablan de Virtualización, los costos que las empresas pueden ahorrar a través de esta tecnología, el desempeño extra que pueden exprimir a su hardware, la facilidad de administración, entre otras ventajas”
Para Intel, la virtualización de servidores permite múltiples y separados ambientes de cómputo que funcionen de manera aislada uno del otro, en una misma plataforma física. Esta tecnología ayuda a las organizaciones de TI a utilizar de mejor manera sus recursos de cómputo a través de consolidación de servidores, así como también incrementa la eficiencia a través de balanceo de cargas y capacidad de alta disponibilidad. Entre los principales beneficios destacan: Disminuir el costo total de la propiedad, acelerar el retorno de inversión del hardware (ROI) y simplificar la infraestructura física.