Estas poderosas herramientas, más algunos ajustes rápidos que usted puede hacer en su rutina diaria, le ayudarán a mantenerse enfocado, encontrar lo que necesita y completar sus tareas con más facilidad.
Se supone que la tecnología haga la vida más fácil, pero no parece que sea así cuando usted trata de manejar 289 mensajes de correo electrónico nuevos, cuando tiene que lidiar con un disco duro que deja de funcionar, o de repente se da cuenta de que dejó un archivo importante en la computadora de la oficina. Por suerte, hay muchas herramientas que pueden ayudarle. Aquí le contaremos cuáles valen la pena y sugeriremos algunas prácticas que usted puede incorporar en su día laboral para usar las herramientas de tecnología con más efectividad y eficiencia.
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Controle la PC de su oficina desde la casa
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Usted puede trabajar desde su casa –pero usando la computadora de su oficina– si utiliza versiones gratuitas de programas de control remoto como LogMeIn (www.pcwla.com/buscar/08126001) o TightVNC (www.pcwla.com/buscar/08126002). Mediante tales aplicaciones, usted puede ver la pantalla de la computadora remota, abrir y cerrar programas, leer correo electrónico, copiar y pegar texto entre las PC y acceder a cualquier archivo que se haya quedado atrás. Ahorre dinero en el combustible, deduzca en su declaración de impuestos el costo de los equipos que usa en su hogar y convenza a su jefe de que usted será más productivo sin dejar su casa. Hasta el iPhone tiene algunos clientes VNC, como Moka VNC y Teleport.
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Si usted no necesita el control remoto total pero tiene que acceder a los archivos de su oficina o de su casa, instale FolderShare, la herramienta de sincronización gratuita de Microsoft (www.pcwla.com/buscar/08126003). Sus archivos siempre estarán al día, no importa dónde trabaje usted o dónde los actualizó por última vez.
Programe copias de seguridad automáticas de su disco duro
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Hacer copias de seguridad de sus archivos críticos es tan emocionante como comprar un seguro para su casa, pero igualmente importante. No corra el riesgo de perder fotos irremplazables haciéndose promesas vacías de que grabará un par de DVD cada dos o tres meses. En vez de eso, utilice el software y los servicios que se encargan de esa labor y concéntrese en proyectos más interesantes.
Primero, evite una catástrofe con un programa como el SyncBack (www.pcwla.com/buscar/08126003), que es gratis y puede programar copias de seguridad regulares en su dispositivo de almacenamiento externo favorito, específicamente una unidad de disco duro externa, una unidad flash, o una unidad de disco en la red (si usted tiene acceso a un servidor de FTP, la mayoría de las aplicaciones también pueden hacer una copia de seguridad automáticamente en él).
Por supuesto, la copia de seguridad local no es suficiente. Para proteger sus datos contra incendios, relámpagos, robos u otros desastres, usted querrá hacer una copia de seguridad en un servidor remoto de Internet. Carbonite (www.carbonite.com) y Mozy Home (www.mozy.com) ofrecen espacio ilimitado en sus servidores por un costo razonable y herramientas que copian sus datos en un segundo plano mientras usted trabaja.
Trabaje más eficientemente sin un ratón
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Simplifique el trabajo en su computadora aprendiendo métodos abreviados del teclado para sus acciones más frecuentes, como <Ctrl>-G para guardar, <Ctrl>-T para abrir una nueva pestaña en Firefox y <Ctrl>-C y <Ctrl>-V para copiar y pegar. Entonces, conviértase en un maestro del teclado con la ayuda de un activador del teclado como el gratuito Launchy (Windows; www.pcwla.com/buscar/08126004) o Quicksilver (Mac; www.pcwla.com/buscar/08126005). Usted puede iniciar programas, abrir documentos e incluso realizar acciones avanzadas como redimensionar imágenes y trasladar archivos sin quitar sus manos del teclado.
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También puede asignar combinaciones de teclas que escriben automáticamente frases comunes –como nombres de usuario, contraseñas, direcciones y firmas de correo electrónico– con herramientas como TypeItIn (Windows; www.pcwla.com/buscar/08126006) o TypeIt4Me (Mac; www.pcwla.com/buscar/08126006).
Adelgace, póngase en forma, ahorre dinero y aumente su millaje
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Una nueva cosecha de sitios sociales para el mejoramiento personal le ayudan a controlar cuánto usted come, ejercita y gasta, a fin de motivarle a cumplir sus metas.
Servicios de la Web como FitDay (www.fitday.com) y WeightWatchers.com mantienen un registro de su dieta personal y su régimen de ejercicios, y le guían para cumplirlos.
En lo que concierne a finanzas, si Quicken o Microsoft Money se han vuelto demasiado complicados de actualizar, usted puede supervisar su gastos, balancear su chequera y ver diagramas de gastos contra ingresos en sitios de finanzas personales como Mint.com y Wesabe (www.wesabe.com).
Además, puede exprimir hasta la última milla de cada tanque de combustible con un monitor de millas por galón como Fuelly (www.fuelly.com) o My Mile Marker (mymilemarker.com). Cuando usted escribe su información en tales sitios recibirá sugerencias personalizadas, comparaciones y una comunidad de personas con las mismas inquietudes que pueden ofrecerle apoyo.
Limpie su bandeja de entrada diariamente
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Acabe de una vez por todas con la sobrecarga de correo electrónico vaciando completamente su bandeja de entrada y manteniéndola así. Según la filosofía “Inbox Zero” (43folders.com/izero) los mensajes de correo electrónico son simplemente llamadas a la acción, no una acumulación que tengamos que mantener. Cree tres carpetas o etiquetas en su cliente de correo electrónico: Acción, Más tarde y Archivar. Cada día cuando usted revise su correo electrónico, tome una decisión y haga algo con todos los mensajes nuevos que ha recibido hasta que los haya sacado todos de su bandeja de entrada y reduzca el número de mensajes a cero. Borre enseguida los mensajes que no necesite. Conteste los que le tomarán menos de 2 minutos en hacerlo. Guarde en la carpeta de Archivar los mensajes que desea mantener para referencia futura, en la de Acción los que necesiten más de 2 minutos para contestar (y agréguelos a su lista de tareas pendientes) y en Más tarde los mensajes que necesita ver en una fecha futura (como las notificaciones de embarque de Amazon). Entonces respire tranquilamente cuando vea esta gloriosa declaración: ‘No tiene ningún correo nuevo’.
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Elimine la aglomeración de cables
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Cuando usted tiene un enredo de cables polvorientos hechos un nudo debajo de su escritorio, es casi imposible desconectar una PC portátil o instalar una nueva impresora. Los cordones de alimentación eléctrica, USB, de altavoces y FireWire son muy parecidos. Con simples etiquetas se puede evitar la caída accidental de su instalación al tirar de un cable equivocado. Imprima sus propias etiquetas con un programa de etiquetas, o compre un paquete de etiquetas ID Pilot (idpilotlabels.com) para pegar en los enchufes de la oficina de su hogar o de su sala. Cuando su gato saque uno de su lugar o usted tenga que reorganizarlos, se alegrará de haber puesto las etiquetas. Levante entonces los cordones del piso polvoriento y colóquelos en una bandeja de cables montada bajo el escritorio, como las que puede conseguir en Ikea por US$10. Para evitar que los cordones de artefactos y PC portátiles caigan detrás del escritorio cuando no están enchufados, fije un simple receptor de cables (o un clip de carpetas) al borde de su escritorio para sujetarlos. Por último, enchufe su estación de trabajo y su colección de periféricos en una sola regleta para toma de corriente o fuente de alimentación ininterrumpible (UPS) para apagarlo todo con un solo interruptor cuando no los use.
Mantenga su rumbo con una lista apropiada de tareas pendientes
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La clave para mantenerse encaminado con las cosas que necesita hacer es escribirlas e ir marcando las que va terminando, ya sea en línea, en su escritorio, en su teléfono inteligente, o en un archivo de texto. PC World ha probado un número de administradores de tareas en línea y nos gusta Remember The Milk (www.rememberthemilk.com). Ese servicio proporciona todo lo que usted pudiera necesitar en una lista en línea de tareas pendientes, en su escritorio y en su teléfono. RTM ofrece categorías de tareas (como Trabajo y Hogar), anexos de archivos, notas, prioridades, etiquetas, fechas límites e incluso quehaceres para la casa (usted puede enviar tareas a otros usuarios de RTM, como su cónyuge o asistente). RTM también tiene una extensión de Firefox que integra el servicio con su bandeja de entrada de Gmail, de manera que pueda convertir los mensajes de correo electrónico en tareas. Por supuesto, por muy bueno que sea su software, no hay nada que pueda reemplazar a la satisfacción visceral de tachar una línea con un bolígrafo en su lista de tareas pendientes en papel.