Emplee este simple servicio de administración de proyectos basado en la Web y olvídese del papel.
Administrar y establecer prioridades es esencial para cumplir las obligaciones de su negocio. ¿Es posible encontrar una mejor manera de hacerlo?
Yo tenía un cliente que religiosamente imprimía cada nombre de la tarea pendiente en una nota adhesiva y la pegaba en el borde de su monitor, las tareas prioritarias las colocaba más arriba y las menos importantes hacia el fondo y luego en su escritorio. Pero su sistema se derrumbó una noche cuando un nuevo empleado de limpieza quitó todas las notas y las puso en una pila muy bien formada junto a su teléfono.
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Hay varios servicios simples en la Web que pueden mantenerle a usted y a los miembros de su equipo organizados. A mí me gusta 5pm (www.5pmweb.com) de QG|Software, un servicio relativamente barato y fácil de usar. No es Microsoft Project, pero le permite crear y actualizar tareas y proyectos en la Web o por correo electrónico; su atractiva línea cronológica permite ver rápidamente su progreso, y se integra con algunos servicios de calendario.
Prueba gratuita de 5pm
Usted puede inscribirse para probar gratis el servicio durante 14 días sin dar un número de tarjeta de crédito. 5pm reconoce las versiones recientes de Internet Explorer, Firefox, Safari y Opera. Usted tendrá que seleccionar su propio subdominio (por ejemplo, “miempresa.5pmweb.com”) para entrar. También encontrará disponibles los manuales en vídeo.
Después de entrar, verá cuatro pestañas en el costado izquierdo de la pantalla: Proyectos, Línea cronológica, Informes y Perfiles. Probablemente se pasará la mayor parte de su tiempo trabajando en Proyectos, que muestra una lista de proyectos en el panel izquierdo; pulse sobre uno y verá en el panel derecho ciertos detalles como tareas e indicadores de progreso. Mueva el cursor sobre un proyecto y aparecerán más detalles en una ventana emergente, un toque bien interesante.
Me gusta la manera en que uno puede personalizar 5pm arrastrando columnas para reorganizar los datos, o arrastrando bordes para redimensionar las columnas. 5pm puede sincronizar las fechas límite en calendarios compatibles con iCalendar, entre ellos iCal de Apple, Sunbird de Mozilla y Google Calendar (el proceso se demora más en este último, aunque la compañía culpa a Google por eso).
Integración de correo electrónico
Usted puede crear proyectos y tareas en la Web o por correo electrónico enviando un mensaje a su dirección de 5pm. También puede usar el correo electrónico para agregar hasta 20MB de archivos y actualizar el porcentaje de terminación de una tarea. Los parámetros en la línea del asunto del correo le permiten especificar más detalles, como la fecha límite y la fecha de comienzo. La integración del correo electrónico hace más fácil actualizar los proyectos desde un dispositivo móvil en el cual el sitio de la Web quizá no se vea bien.
5pm maneja cuatro tipos de usuarios: Los administradores tienen plenos derechos de acceso; los usuarios pueden modificar proyectos y tareas para sus equipos; los usuarios externos pueden ver los proyectos y las tareas asignadas a sus equipos; y los clientes pueden ver y modificar sus propios proyectos.
5pm hace más que el popular Basecamp (www.basecamphq.com), y aun así es suficientemente fácil para los neófitos en administración de proyectos. Sin embargo, no ofrece las posibilidades actuales del servicio Wrike (www.wrike.com) de más de alto nivel, que recientemente agregó la colaboración de conocimientos al estilo Wiki (vea mi evaluación de estos servicios en www.pcwla.com/buscar/08125203).
Los costos mensuales para 5pm oscilan entre US$18 (5 usuarios, diez proyectos y hasta 250MB de almacenamiento) y US$175 (sin límites en el número de usuarios o de proyecto, y hasta 5GB de almacenamiento). Con 1 millón de usuarios y una oferta básica gratuita, Basecamp puede ser el líder del mercado para la administración de proyectos en la Web de nivel básico. Pero si usted quiere algo un poco mejor, considere entonces 5pm.
-Por Richard Morochove