Una comunicación eficaz con los clientes es importante para cualquier empresa.
Si usted sólo tiene unos cuantos clientes, es muy sencillo mantenerse en contacto por correo electrónico, correo postal, fax, mensajes de texto por teléfono móvil y, por supuesto, hablando con ellos a través del teléfono. Pero si usted y su personal necesitan comunicarse regularmente con cientos o miles de clientes, pudiera necesitar más de un par de computadoras de escritorio.
Podría invertir en recursos de tecnología: quizás una impresora más potente con compaginación, o un nuevo servidor de faxes. Y hay muchas impresoras pequeñas que pueden manejar la correspondencia impresa.
Pero si usted usa varios medios de comunicaciones –impresos, faxes y correo electrónico– que quisiera coordinar a través de un solo servicio, considere FlyDoc (www.flydoc.com), un servicio basado en la Web de Esker, una compañía que se especializa en la entrega de documentos a petición.
Usted comienza escribiendo su lista de correo. FlyDoc puede importar las listas desde hojas de cálculo de Excel o formatos de texto CSV (valor separado por coma). Para los envíos postales, tendrá que bajar e instalar el controlador de impresora de FlyDoc, que formatea y baja su documento completo a la red mundial de instalaciones de correo de FlyDoc. FlyDoc proporciona plantillas convenientes para Microsoft Word, pero usted puede usar cualquier aplicación de procesamiento de texto que desee. Cuando termine, simplemente pulse Impresión y entonces escoja el icono de FlyDoc, que aparecerá junto a sus otras impresoras instaladas.
Puede imprimir en blanco y negro o en colores, por una cara o por ambas caras del papel. Puede escoger entre tres tamaños de sobres corrientes con doble ventana, pero sólo hay una opción de papel para sus hojas: tamaño de carta de 24 libras.
Una vez que haya presentado su documento, FlyDoc promete imprimir, sellar, dirigir y enviar sus documentos por correo de primera clase en 24 horas. La primera página cuesta 36 centavos por copia en blanco y negro, y 48 centavos para el color; las páginas subsiguientes cuestan 18 centavos para el blanco y negro o 30 centavos para el color. El sobre más grande disponible aloja unas 70 páginas. El franqueo y los impuestos son adicionales.
Un aspecto bonito de FlyDoc es que no requiere un número mínimo de cartas. La capacidad de pagar por piezas individuales significa que usted puede usar FlyDoc para enviar facturas a cliente, o cartas personalizadas creadas usando la característica de combinación de correspondencia de su procesador de texto.
Faxes y correo electrónico de FlyDoc
Enviar varias docenas de faxes es fácil en la mayoría de las computadoras. Pero asignar trabajos más grandes que esos a FlyDoc evita que su línea de fax esté ocupada durante horas. Además, FlyDoc Manager puede decirle cuáles faxes no fueron recibidos y deben ser reenviados. El servicio de fax cuesta de 10 centavos por página para los destinatarios en Estados Unidos y Canadá a US$1,60 por página para lugares más lejanos. FlyDoc también permite los envíos masivos por correo electrónico.
Usted puede usar el controlador de impresora para enviar su documento o crearlo después de entrar en el sitio de FlyDoc.
FlyDoc es bien fácil de usar, pues dispone de manuales útiles en multimedios. Sólo hay que instalar un programa y su funcionamiento a petición es muy práctico. Quizás los servicios de impresión dedicados ofrezcan más opciones en cuanto a papel, pero la conveniencia de administrar todas sus comunicaciones desde un solo servicio puede hacerle considerar que FlyDoc vale la pena.
FlyDoc puede manejar los envíos postales, faxes y comunicaciones electrónicas de su empresa gracias a una interfaz intuitiva en la Web.
-Por Richard Morochove