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Las ventajas de la digitalización

Las ventajas de la digitalización en la era de la Transformación Digital

El momento es ahora

Ya sea que tu empresa esté o no en el mundo de la tecnología de la información, a estas alturas ya deben conocer lo que significa la “digitalización”. No obstante, no todos quieren decir lo mismo cuando se refieren a este concepto. Típicamente se trata de llevar los recursos de la empresa al mundo digital. ¿Cómo? veamos.

Las ventajas de la digitalización son más que evidentes en la actualidad. No solo facilita la gestión documental, también permite la disponibilidad de todos lo documentos, incluso de forma remota. Estas son algunas, de las muchas razones por las cuales las empresas están haciendo este cambio.

En plena era de la transformación digital, más que un lujo, es una necesidad contar con una empresa que ayude a implementar la digitalización. Los servicios de gestión documental de empresas en Docunecta son un ejemplo de esto. Y es que la digitalización de documentos, de manera segura, como programas para una correcta gestión documental ya deben formar parte de las prácticas habituales de una empresa hoy en día.

Las ventajas de la digitalización

La digitalización está siendo adoptada para ganar velocidad y agilidad. En algunos casos, para ahorrar costos, y en otros otras se están moviendo porque quieren un alcance global, etc. En resumen, digitalizando su organización puede darle una ventaja competitiva haciendo las cosas mejor, más rápido y más barato que su competencia.

Algunos están descubriendo los siguientes beneficios como resultado de la digitalización:

  • Mejora en la eficiencia de los procesos comerciales, la consistencia y la calidad en todo el mundo.
  • Integración de los sistemas convencionales de registros digitalizados.
  • Mejora en la accesibilidad y un mejor intercambio de información en todo el mundo.
  • Reducción en el tiempo de respuesta y servicio al cliente en cualquier parte del mundo.
  • Reducción de costos
  • Profundización en las métricas y analíticas.
  • Promoción de la flexibilidad del personal.
  • Plan de mejora en la continuidad del negocio.

Al cambiar los procesos de analógico a digitales, muchas organizaciones ya no se limitan a sus límites geográficos. Sin embargo, si una empresa desea tener un alcance global, es importante hacerlo bien la primera vez. Por lo tanto, es fundamental comprender adecuadamente los objetivos corporativos, para luego planificar adecuadamente la ejecución de los proyectos de digitalización.

La digitalización ayuda a que su negocio crezca a una fracción del costo. Un plan de digitalización adecuado puede ayudar a reinventar procesos, mejorar la calidad y promover la coherencia.

Si una organización adopta las tecnologías digitales actuales, permitirá a los tomadores de decisiones tener acceso a toda la información que necesitan todo el tiempo. Desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

¿Por qué no vemos que todas las organizaciones se muden a un entorno totalmente digital?

El desafío con muchos CIO hoy en día es que carecen de la comprensión de su negocio para identificar tecnologías que crearán ventajas competitivas. O bien carecen de las habilidades de comunicación de gestión y liderazgo para presentar las estrategias a los tomadores de decisiones de manera que lo entiendan.

Esta falla es crítica porque sin comprender los beneficios en términos de eficiencia y ahorro de costos, los CEOs verán las implementaciones de TI como costos. Por lo tanto, en momentos difíciles podrán cometer el error de incluir a los planes de digitalización en las “reducciones de costos”.

Si tu eres un tomador de decisiones en una organización, es importante comprender que la digitalización y la gestión documental ofrecen la oportunidad de integrar los registros comerciales en forma digital a la que puede acceder cualquier persona que necesite.

El legado analógico

Muchas empresas todavía trabajan en parte en papelería, lo que no solo es costoso, sino que también hace que su organización pierda información muy valiosa que podría digitalizar y extraer para obtener tendencias que podrían traducirse en decisiones informadas.

Teniendo toda la información digitalizada, la capacidad para proteger el conocimiento de una organización aumenta drásticamente porque puede administrar el acceso y el nivel o los derechos y la seguridad de cada usuario. Sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Y puede cambiarlo según sea necesario.

La mayoría de las tecnologías de almacenamiento digital de hoy en día también permiten realizar auditorías para ver quién hizo qué en cada archivo y le dan acceso a versiones anteriores si es necesario. Por lo tanto, preservar la valiosa lección y conocimiento de su organización.

Adoptar las tecnologías de hoy ya no es opcional, las empresas con las mejores tecnologías ganarán porque tendrán agilidad y eficiencia de costos que otros no pueden tener. Si usted es un CEO, es importante que cuente con las personas adecuadas para habilitar su organización. Si usted es un CIO, es importante que comprenda el nuevo paradigma porque los CIO que no cambiarán serán reemplazados o verán desaparecer sus organizaciones

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