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6 trucos de Outlook que no conocías

6 trucos de Outlook que no conocías

Con esta pequeña guía haremos honor a la primera regla de Office: trabajar menos

Outlook sigue siendo utilizado por millones de personas para administrar su correo electrónico todos los días. Pero no todas saben cómo utilizarlo de manera óptima, ¿Y si te damos unos trucos para hacerlo?

6 trucos de Outlook que no conocías para la administración de tu bandeja de entrada y otros recursos de organización que ofrece esta herramienta. Con esta pequeña guía haremos honor a la primera regla de Office: trabajar menos.

La idea detrás de la filosofía de trabajar menos es trabajar más inteligentemente, y evitar perder tiempo en tareas innecesarias. significa que solo ves un correo solo una vez, y sigue adelante.

Suena como una solución perfecta, pero ¿cómo se ve eso en realidad? Lo que vas a hacer es entrar a tu bandeja de entrada.

6 trucos de Outlook que no conocías: Archivar automáticamente un correo electrónico

Antes de eliminarla por completo, nuestra cuenta de Outlook nos puede ayudar a “trabajar menos”. Para ello debemos empezar a “entrenar” a la herramienta a archivar automáticamente nuestros correos electrónicos. Esto te ayudará a leerlos luego sin distracciones. Para hacerlo, sigue las siguientes indicaciones:

  • Crea una nueva carpeta: Ctrl + Shift + E
  • Crea la regla automatizada para dirigir los mensajes a la carpeta que creaste.
    • Haz clic derecho en el correo electrónico, haga clic en “Reglas”,
    • Elije “Mover siempre los mensajes de”,
  • Y selecciona tu nueva carpeta.

2. Usa “Favoritos” para mantener las carpetas activas en la parte superior del Panel de navegación

Outlook heredó tres sistemas de organización, muy efectivos, de la época de las oficinas analógicas. Todavía se aplican al mundo de hoy, pero han evolucionado para adaptarse al mundo digital. Ahora son conocidos como:

Sistema de archivos activos

A este sistema pertenecen los mensajes activos, los que requieren una atención más urgente. Aquí se cuentan todos los archivos que necesitan atención primordial y que requieren estar al alcance de las manos. Así que no los archivamos con el resto de las carpetas de carpetas. En cambio, los tenemos a mano en la carpeta “Favoritos” en la parte superior del panel de navegación de Outlook.

  • Para agregar una carpeta a favoritos, haz clic con el botón derecho en la carpeta y selecciona “Mostrar en Favoritos”.
  • Cuando ya una menaje ya no requiera atención urgente, simplemente haz clic derecho en la carpeta y selecciona “Eliminar de Favoritos”.

Sistema de carpetas de la bandeja de entrada

El segundo sistema de organización se basa en mantener los mensajes en la Bandeja de Entrada mientras la herramienta los alfabetiza automáticamente en carpetas.

¿Deseas mover una carpeta cuyo nombre inicia con “W” al principio de la lista de la Bandeja de entrada? Simplemente escribe un guión bajo, “_” o un número delante del nombre de la carpeta. Dado que estamos utilizando un sistema de organización automática, tal y como se hacía antes, los símbolos y los números van de primero.

Archivos permanentes

El tercer sistema de organización es el “archivos permanentes”. Esto significa que son mensajes que no deben borrarse nunca. NUNCA. Estos se incluirían en las carpetas ubicadas en la parte inferior del panel de navegación.

3. Usa “Banderas” y “Categorías” para mantener un seguimiento de los correos electrónicos importantes en su Bandeja de entrada

Las categorías dentro de su bandeja de entrada pueden servir para codificar por colores sus mensajes según su contenido, estatus, etc.

4. Conoces los atajos de la herramienta

Segunda regla de administración de Office: escribe menos (y usa accesos directos). Aquí hay algunas opciones fáciles de recordar:

  • Responder a un correo electrónico: Ctrl + R
  • Para crear un nuevo correo electrónico: Ctrl + Shift + M
  • Para abrir su correo electrónico: Ctrl + 1
  • Para abrir su calendario: Ctrl + 2
  • Para abrir sus contactos: Ctrl + 3
  • Para abrir sus tareas: Ctrl + 4

5. Drag & Drop

Tercera regla de administración de Office: Aprender nuevos trucos. Estos métodos poco conocidos pueden sorprender incluso a los profesionales:

Escribir probablemente tenga como consecuencia tener errores tipográficos. Cuando un correo electrónico requiere una tarea o seguimiento (es decir, se necesita crear un contacto o se necesita una cita en función de la información del correo electrónico), utilice el método de Arrastrar y soltar que se encuentra a continuación:

  • Drag & Drop (Arrastrar y soltar): simplemente haz clic y arrastre el correo electrónico y suéltalo en el símbolo de”Contactos” en la barra de navegación. De este modo puedes crear un nuevo contacto con la dirección de correo electrónico y el nombre ingresados ​​automáticamente.

Outlook-drag-and-drop

Ahora, dentro de la ventana de Contacto, la parte de Notas tendrá el número de teléfono y la dirección de la persona (si se incluye en su línea de firma).

  • Usa Copiar (Ctrl C) y Pegar (Ctrl V) para poner la información de la firma en los campos correctos en la nueva ventana de contacto. Menos tipeo, menos errores tipográficos, y su contacto se crea en segundos.
  • Arrastra y suelta el correo electrónico nuevamente en su “Calendario” y se creará una cita, además de que conservará todos los detalles del correo electrónico. Por lo tanto, no tendrá que volver a escribir la cita.
  • Arrastra y suelta un correo electrónico en los símbolos de Tareas o Notas en la barra de navegación.

6 trucos de Outlook: Utiliza una segundo monitor para ver el calendario y la bandeja de entrada

Si tienes la posibilidad de utilizar una segundo monitor, podrás ver fácilmente ambas pantallas una al lado de la otra.

  • Clic derecho en cualquiera de los botones inferiores en el Panel de navegación

Outlook-drag-and-drop

  • Elije “Abrir en una nueva ventana”
  • Ahora arrastre esa ventana a su segundo monitor
  • Listo

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