El spam seguirá existiendo, a pesar de nuestros esfuerzos de evitarlo, pero Outlook tiene unas características que podrían frenarlo. Aquí hay recomendaciones que cualquiera puede hacer al trabajar en Outlook dentro de un sistema corporativo.
- Usa Bloquear Remitente frecuentemente
Usa la característica de Outlook de poder bloquear los remitentes para que agregues spam intrusivo a tu lista negra, y después los pases a la carpeta de correo basura. Esto funciona si recibes pocos correos al día.
Escoge el correo spam, dale click derecho, escoge “Correo no deseado” y después dale a Bloquear remitente. Outlook lo coloca en su nuevo lugar inmediatamente.
- Establece una lista de remitentes bloqueados
Si recibes mucho spam de un ISP o país, de un grupo que se hace pasar por una lista de remitentes bloqueados, por compañía, grupo, país, o ISP, u otro criterio. Ve a Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo no deseado, y dale a la pestaña de remitentes no deseados. Dale click y entra el código de un país, un dominio, o incluso una compañía falsa (epaypal.com).
Como en los ejemplos mostrados en este cuadro, no necesitas demasiada información para bloquear todo el correo electrónico de un grupo o compañía. Solamente ingresa el nombre del grupo seguido de una @, o solamente el nombre. Dale click a OK > Aplicar > OK. Listo
- Crea reglas para acomodar, mover y más
Outlook tiene una característica llamada “Crear Regla”, que ofrece una administración personalizada del correo electrónico basado en condiciones que defines en tus reglas virtuales. Como las macros, estas reglas automatizan acciones repetitivas que realizas diariamente, como decirle a Outlook qué correos quieres ver en ventanas específicas, mover correos a otras carpetas, e incluso crear carpetas con sonidos personalizados.
Escoge el correo que deseas mover a otra carpeta. Ve a Inicio > Reglas > Crear reglas. En la ventana que aparecerá, Outlook te preguntará: “Cuando tenga el correo con las siguientes condiciones (De, Tema, Enviado a) haz lo siguiente: Muéstralo en una ventana de nuevos ítems, reproduce un sonido seleccionado, o muévelo a una carpeta. Outlook. Revisa las acciones que desees que se ejecuten, y luego dale a OK.
- Asistente de reglas (opciones avanzadas)
Puedes crear reglas que bloqueen spam, o hagan otro tipo de acciones útiles, basada en criterios específicos que desees.
En este ejemplo, UserKC recibe mucho spam con adjuntos en su correo que ni siquiera está dirigido a él. En este caso el correo fue enviado a [email protected], pero no lo recibió. Este es un fraude que crece con el tiempo, así que ella decidió crear una regla que automáticamente elimine estos correos.
Ve a Inicio > Reglas > Crear regla. En la ventana que saldrá, escoge Opciones Avanzadas.
Outlook te preguntará, ¿Qué condiciones quieres revisar? Primer paso: Revisa toda la lista y escoge las condiciones que apliquen en tu situación. En este ejemplo, UserKC escogió la opción “mi nombre no está en el correo y tiene un adjunto”, Outlook ingresa las condiciones. Dale a siguiente.
Luego, Outlook te preguntará: ¿Qué quieres hacer con el mensaje? UserKC, decidió moverlo a una carpeta específica.
En la tercer ventana, Outlook te preguntará ¿Existen excepciones? UserKC decidió agregar una excepción segura: si el remitente empata con un registro en mi libreta de direcciones, no hagas nada. Selecciona el cuadro de excepciones, luego haz click en la libreta de direcciones, busca contactos aplicables, dale a agregar.
- Revisa seguido tu carpeta de spam
Spam, phishing y los filtros de bloqueo, y las reglas que los gobiernan vienen en múltiples niveles que los gobiernan. Además de los filtros y reglas que has establecido, tu antivirus, Proveedor de servicios, administrador de red, y más programas y personas puedes tener diversos sistemas para proteger usuarios de comunicaciones dañinas, o sin solicitar.
Revisa tus carpetas de correo no deseado muy seguido, especialmente si esperas un correo que no llega. Es muy fácil llegar a las carpetas de spam desde un SIP, ya que la mayoría de los proveedores ofrecen un programa de correos electrónicos con su servicio, el cual incluye una carpeta de spam.