El ser humano tiene utilizando el papel varios miles de años, incluyendo varios como plataforma principal de comunicación. La era digital ha llegado para desafiar ese legado. Nadie dice que el papel desaparecerá, pero sin duda, habrá un cambio profundo en la forma en lo que lo utilizamos hoy en día.
Primero, vamos a hablar concretamente de un instrumento o herramienta muy común: el papel. Aunque no nos demos cuenta, el papel está presente en nuestro día a día en múltiples formas y con infinidad de usos: emisión de facturas o de tickets, anotar datos o notas recordatorias, hacer cuentas, etc. Son miles los usos que le damos a las hojas de papel en sus diferentes formatos y tamaños.
Sin embargo, hace un tiempo que se está imponiendo en algunas empresas que han sido visionarias en este aspecto una nueva forma de comunicación igualmente válida, pero que supone una serie de ventajas que nos deberían hacer reconsiderar la adaptación de algunos de nuestros procesos a este nuevo canal. Se trata de las comunicaciones electrónicas.
Cada vez más empresas empiezan a aprovechar las nuevas tecnologías para reducir el uso del papel, a veces enmascarado bajo una supuesta preocupación por el medio ambiente, que no deja de ser cierto que es beneficioso para la naturaleza, pero que también esconde una importante motivación económica. Si reducimos el uso de papel estamos ahorrando dinero, es así de simple.
A continuación se enumeran los beneficios de las comunicaciones electrónicas sobre el uso del papel:
-Ahorro económico: Lógicamente, el reducir el número de impresiones supondrá un ahorro importante en papel y en tinta de impresora. Este podría ser el principal factor que moverá a muchos a adaptar sus negocios a las nuevas comunicaciones electrónicas.
-Beneficioso para el medio ambiente: Aparte de reducir costes económicos, si compramos menos papel y menos cartuchos de impresora no hace falta decir que estaremos evitando la contaminación que supone blanquear papel, más la reducción de la tala de árboles.
-Reducción de espacio: Ya podemos despedirnos de las viejas estanterías llenas de ficheros con documentación antigua que se acumula en muchas oficinas y que sirve para recoger polvo y suciedad. En un pequeño disco duro podemos almacenar años de facturas, albaranes, contratos, etc. Podemos comprimir todo un almacén en un cajón de escritorio.
-Rapidez y facilidad de consulta: Es mucho más rápido localizar documentación cuando se hace de forma electrónica. Si se almacena y registra de forma adecuada, podemos localizar en segundos cualquier documento que necesitemos.
-Acceso en cualquier parte: No tenemos por qué ir cargados con toda la documentación de la empresa allá donde vayamos, sino que basta con llevarlo en un disco duro portátil o incluso en discos virtuales como Dropbox, Google Drive, Skydrive…y con una simple conexión a internet, acceder a lo que necesitemos, cuándo y dónde sea preciso.
Las comunicaciones electrónicas vía SMS y vía email se acabarán imponiendo dadas sus ventajas sobre as comunicaciones convencionales. Nuestro consejo es que analices tu empresa y detectes en qué ámbitos puedes aplicar las nuevas comunicaciones electrónicas, y no lo dudes. Seguro que te cuesta acostumbrarte, pero una vez lo apliques, ya no querrás volver atrás.
Fuente: Webonomía
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