Cada vez son más los recursos basados en la Web que ocupan el lugar de las aplicaciones de escritorio.
Office 365, la respuesta de Microsoft a Google Apps for Business, se encuentra disponible para pruebas beta (find.pcworld.com/71794) desde abril. Office 365 es un conjunto de programas de comunicaciones y productividad para negocios que incluye una versión en línea de Office.
Microsoft ha mantenido durante décadas una delantera constante en el software de productividad de escritorio. No fue hasta 2006 que Google presentó su Docs, un procesador de texto en línea con funciones básicas.
Pero Google ofreció la colaboración como su característica determinante, mientras que Microsoft se tardó en emigrar Office a la nube y presentó Office Web Apps hace un año.
Los usuarios del Google Docs gratuito sólo tenían que oprimir el botón Compartir para invitar a cualquiera a participar en el documento y ver en vivo las modificaciones de los demás. Cuando el público descubrió esa flexibilidad, todo cambió radicalmente para muchos usuarios.
En la nube —una palabra de moda para describir cualquier cosa almacenada en línea— es donde está el futuro de la productividad. Cada vez son más los trabajadores que sacan sus trabajos de los escritorios para ponerlos en dispositivos móviles y que traen al trabajo sus propios teléfonos inteligentes y tabletas.
Emigrar herramientas a la nube supone grandes ahorros potenciales. Las reuniones en línea reducen la necesidad de viajar, y la Web y las aplicaciones móviles permiten a los trabajadores que se encuentran al otro lado del océano trabajar en la misma página y en el mismo momento. Equipar a los empleados con un software que funcione en un navegador de la Web también obvia la necesidad de instalar aplicaciones locales para luego manejar las actualizaciones y los parches (no obstante, la nube no es una panacea; vea Tech Audit en la página XX).
Office 365 combina las ediciones en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, con Exchange para el acceso móvil al correo electrónico y al calendario, más SharePoint para compartir documentos en una intranet y Lync para el IM, reuniones en línea y llamadas con audio y vídeo. Un cargo adicional cubre el software Microsoft Office Professional Plus, que incluye Outlook para el correo electrónico y los calendarios.
Google Apps for Business incluye Docs, Spreadsheets, Presentations, Gmail y Calendar, además de Groups (para la colaboración en grupo) y Sites (para intranets). Google también ofrece muchas otras cosas que no se encuentran en Office 365, pero que usted puede conseguir incluso sin una suscripción a Google Apps, como Reader, AdWords, Picasa y Blogger.
Para las aplicaciones de terceros está el Google Apps Marketplace, que, como el Apple iPhone App Market, ofrece aplicaciones para CRM, nómina y contabilidad, sólo para empezar.
Para no quedarse atrás, Microsoft ha anunciado su propio Office 365 Marketplace, que actualmente cuenta con 100 aplicaciones y 400 servicios profesionales.
Curiosamente, Office 365 y Google Apps for Business incluyen servicios gratuitos para el consumidor que cada compañía tiene disponible por separado, y que probablemente son suficientes para la mayoría de los negocios que funcionan desde la casa. Microsoft Office Web Apps es el nombre para las versiones en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. La colección Google Apps regular consiste en Gmail, Calendar, Docs, Spreadsheets, Presentations, Sites y servicios como AdWords y Reader.
La tabla de la página anterior ofrece una comparación punto por punto de los dos conjuntos, incluso la mayoría de sus características principales y sus costos, y señala dónde se diferencian.
Ambos funcionan en todos los navegadores regulares (IE, Firefox, Chrome y Safari). Y ambos ofrecen controles administrativos y una versión de prueba de 30 días.
El conjunto de Google está acreditado por la FISMA (lo que significa que cumple con la ley Federal de Administración de Seguridad de la Información). Se espera que Office 365 también la tenga, cuando aparezca en su versión final.
El conjunto de Microsoft y su estructura de precio son más complejos que los de Google Apps for Business, pero probablemente todavía es una mejor opción para las compañías que buscan una cara más formal en la productividad y la colaboración. Sin embargo, Google Apps for Business, parece ser una selección más natural para las compañías que ya hacen la mayoría de su trabajo en línea.
– Elsa Wenzel
Correo electrónico
Outlook, buzón de 25GB por usuario, máximo de 25MB para anexos
Gmail, almacenamiento de 25GB por usuario, máximo de 25MB para anexos
Calendario
Outlook
Google Calendar
Software de productividad
Office Web Apps en línea, Office de escritorio (extra)
Google Docs en línea
IM, videocharla
Lync
Google Chat
Sincronización móvil
Correo electrónico, contactos, calendarios por medio de Exchange
Google Sync (Exchange ActiveSync) para Gmail, Contactos, Calendario
Productividad móvil
Office Web Apps en el navegador móvil; Office Mobile en Windows Phone 7
Docs en el navegador móvil; Docs for Android 2,1+, iOS 3
Colaboración de documentos
En Office por medio de SharePoint
Google Docs, Cloud Connect for Office
Construcción de sitios en la Web, Intranet
SharePoint
Google Sites, Groups
Presencia
Lync
Gmail Chat
Almacenamiento
10GB para sitios de SharePoint + 500 MB/usuario; US$2,50/GB/mes extras
1GB/usuario para almacenamiento de Docs; 10GB + 500MB/usuario para Sites
Precio para empresas pequeñas
US$6/usuario/mes hasta 50 usuarios, + US$12/mes con Office Pro Plus
US$5/usuario/mes o US$50/usuario/año, número de usuarios ilimitado
Asistencia
Foro comunitario moderado; asistencia de administración para la empresa 24/7
Foro en línea; asistencia 24/7 por correo electrónico y por teléfono para problemas críticos