Busque un servicio gratuito o comercial que ofrezca las herramientas de colaboración apropiadas para su negocio.
Un primer paso importante para ayudar a un equipo relativamente pequeño a trabajar con eficiencia es permitirles trabajar juntos en tiempo real. Aquí examinamos algunas herramientas de colaboración comerciales y gratuitas.
GOOGLE APPS
La versión gratuita de Google Apps (google.com/apps) incluye correo electrónico con una gran cantidad de almacenamiento gratuito, calendarios que pueden compartirse, posibilidad de modificar documentos y otras herramientas. Las cuentas gratuitas de Gmail reciben más de 7GB de espacio y Google frecuentemente agrega almacenamiento al servicio. Para cifrar datos, usted se conecta por medio de un HTTP seguro; y puede acceder a los mensajes desde un navegador o desde su propio cliente de correo electrónico. Para la comunicación en tiempo real, Google Talk (google.com/talk) maneja los mensajes instantáneos, y las llamadas de voz y de vídeo.
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Más allá de sus características básicas, la edición gratuita de Google Calendar (google.com/calendar) le permite compartir o suscribirse a otros calendarios, algo crucial para la colaboración. Usted puede sincronizar con muchos teléfonos o leer datos mediante un navegador móvil de la Web.
Google Docs (docs.google.com) ofrece un procesador de texto, una hoja de cálculo y una herramienta de presentaciones, todos compatibles con Microsoft Office. Usted puede subir los archivos existentes para compartirlos y modificarlos, o comenzar desde cero. También puede asignar permisos por individuo o por grupo para que otros puedan ver o modificar los archivos.
Con Google Sites (google.com/sites), usted puede crear portales para compartir de manera restringida la información o los detalles en el lado del cliente.
GOOGLE APPS PREMIER EDITION
Valorada en US$50 anuales por usuario, Google Apps Premier Edition ofrece una mayor asignación de almacenamiento, características más robustas y la capacidad para administrar grupos, administrando todos los usuarios mediante una sola interfaz. La capacidad de Google Mail sube a 25GB; Google Calendar mejora la colaboración programada y Google Groups (groups.google.com) permite a los empleados comunicarse en un entorno de foro que está cerrado al mundo exterior. Además, las cuentas no gratuitas de Google Apps pueden utilizar el nombre de dominio del negocio en vez de “@gmail.com”.
HYPEROFFICE
Ideal para las empresas pequeñas y medianas, HyperOffice (hyperoffice.com) ofrece características robustas, pero reducidas para adaptarlas a las compañías que no cuentan con un departamento de informática. La colección de servicios integrados de HyperOffice le permite administrar contactos, mensajes, proyectos, archivos y más.
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El servicio se sincroniza con Outlook y le permite leer el correo electrónico por medio de cualquier aplicación de IMAP o POP. Con la herramienta para reuniones en línea usted puede dar presentaciones, pero HyperOffice depende de Skype para la función de charla. Es posible mantenerse al tanto del flujo de trabajo y construir herramientas simples para automatizar algunos procesos, y también crear páginas personalizadas en la Web para compartir datos.
HyperOffice cuesta alrededor de US$10 mensuales por usuario, con descuentos según el número de usuarios. El servicio de reuniones y otras herramientas avanzadas cuestan más.
OTRAS TRES OPCIONES
Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (find.pcworld.com/69845) es excelente si usted usa –y prefiere– plataformas de Microsoft como Exchange Server y SharePoint. Valorado en US$10 mensuales por usuario, BPOS ofrece la posibilidad de modificar en línea esos servicios, con acceso por navegador desde cualquier Mac o PC.
Lotus Live (lotuslive.com) tiene características como Webcasting y herramientas para reuniones en línea. Pero requieren un alto nivel de habilidad técnica, así que son mejores para compañías más grandes que tengan personal de informática. La estructura de costos de Lotus Live es más complicada que la de sus competidores porque utiliza un enfoque ‘a la carta’ para los cargos de servicio.
Al igual que Google, Zoho (zoho.com) usa el modelo gratuito y comercial y además ofrece una gran cantidad de aplicaciones basadas en la nube. Tiene herramientas de correo electrónico, calendario, contactos y colaboración, además de aplicaciones de facturación y reclutamiento, y herramientas para CRM, recursos humanos y administración de proyectos.
Zoho requiere menos apoyo interno que las herramientas de Microsoft e IBM. Pero Zoho parece estar más segmentado, cada aplicación separada de las otras. Y al igual que Lotus Live, Zoho utiliza un esquema de costo ‘a la carta’.
SELECCIONE EL SERVICIO CORRECTO
Muchas empresas de tamaño pequeño a mediano pueden funcionar con las herramientas gratuitas de colaboración de Google. Pero para la administración de proyectos u otras características integrales, considere un servicio comercial. Los cinco servicios comerciales que cubrimos aquí ofrecen herramientas sólidas; en caso de cualquier duda, pruebe primero las versiones gratuitas.
-Por Zack Stern