El volumen de impresión y fotocopiado de documentos dentro de las empresas, y los costos asociados a ellas, han obligado a las corporaciones a buscar alternativas que abaraten los costos en esta área. La mayoría ha optado por soluciones en manos de terceros, que les permiten pagar sólo por lo que se imprime y llevar un control más preciso de los gastos.
El rubro de impresión se ha vuelto tan importante, y ha cobrado tanto peso dentro del presupuesto general de las organizaciones, que los responsables de finanzas están ejerciendo cada vez más presión sobre las distintas unidades de negocios para reducir, contabilizar y abaratar la reproducción de documentos.
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Actualmente las empresas empiezan a tener cuenta del volumen de impresión, y sus costos asociados. Algunas, al darse cuenta de que eso no es el centro de su negocio, tienden a buscar soluciones en manos de terceros, que incluyan prácticas establecidas sobre el control de impresión, mientras que la mayoría vuelve su vista a los nuevos equipos de las diferentes marcas que ofrecen características que facilitan el uso, aumentan la efectividad y abaratan los costos de funcionamiento.
Las compañías actuales deben decidirse entonces entre dos opciones para enfrentar el problema de impresión. La primera opción es adquirir y gerenciar una plataforma completa para reproducción de documentos. Esto conlleva un gran número de tareas, como elección de proveedor, determinación de dispositivos requeridos, administración de impresoras y consumibles, así como contar con el personal capaz de atenderla. La otra opción es poner esta actividad en manos de un tercero que se responsabilice por colocar toda la plataforma, y mantenerla en funcionamiento óptimo.
La configuración de una plataforma para una organización de gran tamaño puede tener requisitos de impresión muy diferentes según las áreas. Pero en el caso de las empresas medianas y pequeñas, la tarea suele ser mucho más sencilla. PC World revisó algunos de los nuevos modelos de impresoras de los principales fabricantes para conocer cuál es el estado actual de la tecnología.
LOS NUEVOS PARADIGMAS DE LA IMPRESIÓN CORPORATIVA
La impresión en las empresas se ha visto afectada profundamente por la consolidación de los equipos multifuncionales, que permiten agrupar funciones de impresión, reproducción y digitalización, y prestar servicio a una o varias unidades de negocios, lo que ha hecho desaparecer el esquema que contemplaba grandes centros de impresión para abastecer a las corporaciones y empresas de gran tamaño. De hecho, sólo en algunas corporaciones existen centros de impresión, altamente especializados, generalmente para asistir a departamentos de mercadeo.
El mercado para multifuncionales básicas de color para uso personal o de grupos de trabajo reducidos (de 1 a 20 páginas por minuto), como sería en el caso de las PyME, tiene una proyección de crecimiento de un 15 por ciento en los mercados en desarrollo hasta 2012, de acuerdo con investigaciones de Xerox.
Las multifuncionales tienen grandes ventajas, ya que además de combinar diversas funciones en un mismo aparato, reducen los costos de mantenimiento, mejoran el uso del espacio físico, requieren menos personal para el mantenimiento y hasta disminuyen el consumo eléctrico, con un precio por hoja igual o menor que el de los dispositivos monofuncionales.
Además, la capacidad de digitalizar documentos en el aparato abre una serie de posibilidades a las organizaciones, pues para distribuir un documento ya no se ven forzadas a hacerlo de manera física o digital exclusivamente. Un mismo documento puede ser enviado de manera digital a toda la compañía y entregado físicamente a sólo unos pocos, por ejemplo, con lo que se pueden generar grandes ahorros y reducir el impacto ambiental. O también suele ocurrir que los documentos físicos –como recibos y facturas– pueden incorporarse a las herramientas de manejo de flujo de documentos y distribuirse a todos los interesados sin necesidad de llenar la oficina de copias físicas.
Otro paradigma que cambia con los nuevos dispositivos es la necesidad de impresoras “dedicadas” para realizar impresiones confidenciales. Las soluciones actuales para garantizar la privacidad de las impresiones van mucho más allá del uso de claves que cualquier persona con malas intenciones podría adivinar o capturar.
El flujo digital de documentos y los controles de impresión van de la mano de los equipos dedicados a la impresión corporativa actualmente. El solo hecho de contar con un sistema de monitoreo –y que los usuarios sepan de su existencia–puede reducir drásticamente los costos de impresión, una vez que los empleados toman consciencia de cuánto, cómo y qué imprimen. Además, este tipo de software permite contabilizar el costo de impresión y cargarlo a cada unidad de negocios, permitiendo así repartir los costos de impresión proporcionalmente al uso ocurrido dentro de las organizaciones.
FLUJOS DE TRABAJO AL ESTILO DE HP
HP busca transformar los procesos de negocios e impulsar la reducción de costos, optimizando la infraestructura de imagen e impresión de las compañías, administrando de manera eficiente el entorno completo de imagen e impresión, mejorando y optimizando los flujos de trabajo de documentos.
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“HP está ayudando a sus clientes a evaluar estratégicamente el rol que los procesos de imagen e impresión juegan en el discurso informático, mostrando un nuevo enfoque para el manejo de contenido de impresión”, mencionó Vyomesh Joshi, vicepresidente ejecutivo de Imaging and Printing Group, HP.
Con el auge de los contenidos digitales, las empresas globales requieren soluciones de tecnología innovadora para tomar el control de la abundancia de sus documentos y traducir su información en conocimientos útiles. HP ha ampliado sus opciones de solución de impresión para permitir a las empresas tener un movimiento más rápido y perfectamente integrado de sus documentos por medio de transiciones digitales y físicas.
Con más de 250 mejoras, la tecnología de automatización de documentos para empresas HP Exstream 7.0 reduce significativamente el tiempo de desarrollo del documento y los costos de producción para proporcionar una comunicación personalizada al cliente por medio de métodos múltiples de entrega.
Para completar la oferta, HP también anunció una serie de nuevas impresoras destinadas a las empresas, buscando brindar alternativas a todos los segmentos del sector. Los negocios pequeños y medianos pueden elegir entre una línea integral de impresoras LaserJet Professional de HP, con calidad profesional y costos reducidos. Las organizaciones de mayor tamaño pueden elegir de la línea LaserJet de HP para obtener la mejor manejabilidad y capacidad de expansión.
La oferta de HP para la PYME incluye:
La serie de Impresoras Color LaserJet Enterprise CP4520 de HP diseñada para los clientes que buscan desempeño y desean compartir una impresora en color, de gran rendimiento, dentro de grandes grupos de trabajo. Estas impresoras incluyen una alta capacidad de manejo de papel con características avanzadas de seguridad, y cumplen con las especificaciones Energy Star.
Servidor Inalámbrico de Impresoras Jetdirect ew2500, el cual permite compartir impresoras a lo largo de una red inalámbrica.
Los cartuchos de Impresión LaserJet CC364XD Black Dual Pack de HP para la serie de impresoras HP LaserJet P4015 y P4510 reducen los costos de impresión para los negocios con altos volúmenes de impresión.