Hoy en día, todo lo relativo a las actividades de un negocio y su propiedad intelectual se cuenta en los mensajes de correo electrónico que intercambia con sus clientes, vendedores y socios.
Cada vez es más frecuente ver a un negocio implicado en una acción reguladora o legal, donde gran parte del proceso de proposición de pruebas se enfoca en el hardware y software utilizado para archivar las comunicaciones por correo electrónico.
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Reconociendo esto y el hecho de que proteger y archivar el correo electrónico es cada vez más caro para las empresas pequeñas, Google ha ampliado su servicio de archivar correo electrónico de manera que retenga los mensajes de correo electrónico durante toda una década, y los protegerá con el software Postini que evita la entrada de mensajes con virus y correo indeseado.
Este servicio archivador, conocido como Google Message Discovery, cuesta un precio fijo de US$45 por usuario al año si usted desea almacenar su correo electrónico en una de las enormes granjas de servidores de Google por un período de hasta diez años. Google dice que su servicio puede archivar correo de los sistemas de correo electrónico Microsoft Exchange e IBM Lotus Domino, entre otros. El correo electrónico se envía al servicio archivador de Google por medio de la función de publicación (journaling) de los sistemas de correo electrónico.
Opciones de búsqueda del correo electrónico
El servicio también incluye una interfaz de búsqueda para localizar rápidamente los mensajes pertinentes en caso de que su compañía se los pida, dice Google. Una vez localizados los mensajes correctos, pueden ser inspeccionados utilizando la interfaz de su correo electrónico regular (Outlook Express, por ejemplo), o enviados a un servidor FTP seguro para compartirlo con sus asesores legales.
Google afirma que aunque la necesidad para archivar el correo electrónico a largo plazo está creciendo, muchos negocios no tienen muy claro cómo hacerlo, y por lo tanto no hacen nada.
“Hay regulaciones y directivas como las Reglas Federales de Procedimiento Civil [de EE.UU.] que ponen presión sobre las organizaciones de TI para asegurar que el correo electrónico se retenga adecuadamente y pueda ser localizado y conservado en caso de una indagación legal”, escribe el gerente de productos de Google, Bill Kee, en el blog Enterprise de la empresa. “Combinado con la importancia creciente del correo electrónico como un almacén de propiedad intelectual, archivar el correo electrónico se ha convertido en algo legalmente necesario y crítico para su negocio”.
Google dice que las compañías gastan de forma rutinaria alrededor de US$200 por usuario al año para asegurar y archivar su correo electrónico.
-Mark Sullivan