Microsoft Office 2007: Una mejora valiosa

Esta rediseñada suite de productividad es capaz y completa, pero primero hay que acostumbrarse a los cambios.

Si usted ha venido siguiendo en años recientes la sucesión de mejoras insípidas de Microsoft Office, le disculpamos que bostece ante la perspectiva de la versión 2007. Pero será mejor que despierte porque Office System 2007 es fácilmente la mejora más atractiva de Office que hemos visto en años recientes, aunque las aplicaciones de 2007 impongan una curva de aprendizaje más exigente que sus predecesoras.

Hemos asignado calificaciones de PCW al conjunto en su totalidad y a los programas principales: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Para determinar la Calificación PCW, hemos usado el precio de US$399 de Microsoft Office Standard 2007, que comprende estas cuatro aplicaciones. Al calcular la Calificación PCW de las aplicaciones individuales, hemos supuesto que los compradores los comprarían en conjunto, así que no usamos los precios del producto autónomo.

Microsoft ha develado ocho versiones de Office 2007 (para más detalles sobre los elementos que contiene cada una, vea el recuadro “Conozca los conjuntos”, en este mismo artículo). Los trabajadores conectados a una red encontrarán que algunas versiones proveen más herramientas que nunca, entre ellas la nueva aplicación de colaboración Office Groove, además de capacidad para wikis y publicación de material en blogs. Estas características serán más útiles para las empresas que invierten en productos de Office para servidores, como SharePoint Server o Groove Server. Para más detalles acerca de las aplicaciones de Office 2007 para servidores, visite el sitio Microsoft Office Online (http://www.pcwla.com/buscar/07021600).

Una apariencia totalmente nueva

Las arrolladoras innovaciones de diseño en Office 2007 pueden ser un poco inquietantes. En vez de depender de la miríada de menús de texto en cascada y delgadas barras de tareas, la nueva Office distribuye la mayoría de las acciones que se pueden tomar en una banda gruesa o “cinta”. Colocada donde solían estar las barras de tareas, la cinta muestra gráficamente características que cambian según usted va pulsando las pestañas o fichas en la barra de menús.

Es posible que al principio tenga dificultades para encontrar las nuevas ubicaciones de opciones familiares (Microsoft ofrece bastante ayuda en línea), pero la cinta también puede enseñarle herramientas y mandos que nunca supo que existían. Además, tiene una nueva y útil característica llamada vista previa activa: seleccione todo un documento o una porción del mismo y mueva su ratón sobre una opción de formato (un nuevo tipo de letra o fuente, por ejemplo) y verá cómo cambia el aspecto del documento real. Si le gusta la apariencia, pulse para aplicar el cambio. Con esta característica es fácil y divertido experimentar con los cambios de estilo; y es útil para hacer que sus documentos luzcan lo mejor posible.

En caso de que extrañe tener a mano un juego de mandos usados frecuentemente, la barra de herramientas de Acceso rápido le ofrece un lugar para insertar mandos desde cualquiera de las cintas de la aplicación. El diseño no es perfecto: extraño poder agregar texto de plantilla con un solo pulso del ratón en uno de los botones de la barra de herramientas AutoTexto que creé. Pero en su modo predeterminado, la barra de herramientas de Acceso rápido incluye algunos mandos muy útiles, entre ellos botones de Deshacer y Guardar.

XML para todo

Las aplicaciones que evaluamos usan el nuevo formato de archivo XML predeterminado para Word, Excel y PowerPoint. Colectivamente llamados Open XML, tienen extensiones de archivo diferentes (.docx, .xlsx y .pptx) a las de sus predecesores (.doc, .xls y .ppt).

Los formatos de Open XML organizan los diversos componentes de un documento –contenido, formato, comentarios y demás– en archivos diferentes que el software entonces comprime en un solo archivo de Open XML. La compresión hace que los archivos sean más pequeños; separar el contenido de otros atributos le permite alterar esos atributos sin modificar el contenido. Por ejemplo, un usuario corporativo podría cambiar el aspecto de una serie de documentos modificando su formato.

Las aplicaciones de productividad rivales en algún momento podrán duplicar y trabajar con los documentos de Office, que ahora están basados en una especificación abierta.

Los formatos de Open XML irritarán a quienes no tienen las versiones 2007 de estas aplicaciones y que reciben documentos de los que sí las tienen. Microsoft ha tratado de reducir la molestia enviando calladamente correcciones parciales para la compatibilidad con Office 2007 a los usuarios de Office XP y 2003 que mantienen sus conjuntos al día (usando Windows Update, por ejemplo). Se supone que los parches o correcciones parciales alerten a los usuarios sobre la existencia del 2007 Office Compatibility Pack (http://www.pcwla.com/buscar/07021700), que ocupa 27MB y que los usuarios de Office XP y 2003 pueden bajar gratis e instalar para abrir, editar y guardar archivos en el nuevo formato de Open XML.

Para los usuarios de versiones más antiguas de Office y de otros conjuntos de productividad, el paquete de compatibilidad permite la conversión archivos de Open XML a los formatos de Office 97 a 2003. Para más información vea “Usando los nuevos archivos de Microsoft Office 2007 con los conjuntos de Office más antiguos” que encontrará en find.pcworld.com/55781.

En fin, es posible que decida que su aplicaciones de productividad actuales son todo lo que necesita. Pero si quisiera sacar el máximo provecho de las aplicaciones de Office, esta mejora pudiera ayudarle a hacerlo.

-Yardena Arar

Word 2007

Microsoft Word es la aplicación que más se usa del conjunto de Office, así que los cambios importantes de interfaz probablemente afectarán a la mayoría de los usuarios de Office. Cómo percibirá usted estos cambios dependerá del tiempo que pase en el inevitable período de adaptación. Pero, tarde o temprano, la excelente estructura de Ayuda de Word 2007 –junto con su legión de herramientas útiles de formato, colaboración, y utensilios en línea integrados– hacen de la aplicación una mejora bien recibida.

En Word 2007, la cinta de herramientas mejora la productividad una vez que usted deduce dónde han sido reubicados los diversos mandos de su predecesor. Por ejemplo, Letra capital radicaba antes en el menú de Formato de Word 2003, pero ahora aparece en la barra de herramientas Inserción de 2007. Para ayudar a los veteranos de Word a encontrar los mandos itinerantes, Microsoft ha publicado la indispensable “Guía interactiva de referencia de mandos de Word 2003 a Word 2007” (disponible en línea solamente) (http://www.pcwla.com/buscar/07021800). Existen guías similares para PowerPoint y Excel. Sin la guía, salir a cazar la función de Letra capital sería como enfrascarse en un juego repentino de ¿Dónde está Waldo? La amplia ayuda interactiva en línea del programa (como su limitada ayuda fuera de línea) está llena de pantallas y vídeos, así que necesitará una conexión de banda ancha para usarla.

La pestaña de Correo en la cinta mejora el proceso, anteriormente confuso, de combinar correspondencia guiándole a través del proceso de seleccionar un proyecto, escoger los destinatarios del mensaje (cuyos datos de dirección puede importar desde Outlook) y escribir e insertar los campos para combinar las correspondencia.

Las otras mejoras de diseño en Office 2007 trabajan perfectamente en Word. Los temas de Word –que establecen los colores, las fuentes (incluso opciones para el texto y los títulos) y los efectos (entre ellos las líneas y rellenos)– emplean a plenitud la función de vista previa activa del conjunto. Si resalta algún texto en su documento, verá una barra de herramientas de sombras compuesta por las funciones de formato; desafortunadamente, si selecciona una opción de formato aquí, no podrá ver una vista previa sobre la marcha.

Microsoft indudablemente diseñó el Office 2007 pensando en la Internet y usted tendrá que conectarse en línea para aprovechar algunas de las características del conjunto. Si selecciona Nuevo•Documento en blanco del menú de botones de Office verá un panel que ofrece un copioso conjunto de plantillas (facturas, tarjetas de presentación, volantes y demás), la mayoría de las cuales están ubicadas en Microsoft Office Online. Si destaca una palabra en su documento mientras oprime la tecla <Alt>, Word buscará en la Web referencias, definiciones y más. Si usa uno de los seis principales servicios de blog (como Blogger), podrá recrear, publicar y actualizar material para publicar en blog directamente desde Word escribiendo su contraseña y su nombre de cuenta; si usa un método diferente para llegar a su destino, puede hacer lo mismo después de introducir un poco más de información (como el formato de la fuente de contenido del blog y el URL). Si oprime Publicar en el menú de botones de Office su documento será enviado a un blog, a un sitio de la Web, o a un servidor de documentos.

Microsoft ha colmado a Word 2007 de una amplia selección de funciones, mandos y herramientas viejas y nuevas, y gracias a su nueva interfaz, usted realmente las podrá encontrar y utilizar. Sus funciones mejoradas de formato y diseño de página, conjuntamente con su integración de funciones de la Web, son suficiente razón para actualizarse a Office 2007. Por supuesto, el precio de Word 2007 (US$229 como producto autónomo, aunque muchos lo comprarán como parte de un conjunto) y los problemas de migración desde las versiones anteriores podrían hacer reflexionar a algunos compradores. Pero las mejoras de productividad del software son suficientes para rebasar estos inconvenientes.

– Michael S. Lasky

Excel 2007

Excel 2007 incluye cambios internos importantes. Durante una década, los usuarios de Excel se han quedado estancados en los mismos límites para el tamaño de las hojas de cálculo: 65.536 filas y 256 columnas. Excel 2007 destroza estas barreras al ofrecer 1.048.576 filas y 16.384 columnas, suficiente para permitir a los usuarios procesar datos de una base de datos relacional gigantesca que un Servidor de SQL podría usar.

Los nuevos límites no son las únicas modificaciones. Excel ahora acomoda valores de texto más largos en las celdas, permite fórmulas con más niveles y puede dividir los cálculos entre los núcleos de una CPU de múltiples núcleos (si estuviera disponible) para realizar cálculos complejos incluso más rápido. Todas estas mejoras mantendrán felices a los usuarios exigentes, aunque quizás no harán mucho por el usuario en el hogar típico que no necesita tanta potencia.

Los formatos de gráficos dieron un salto drástico hacia el futuro. Si usted no es amigo del diseño gráfico, seleccione uno de los estilos predeterminados para conseguir combinaciones armoniosas de color y efectos como sombras, bordes biselados y formas tridimensionales. Sin embargo, Excel 2007 no agrega nuevos tipos de gráficos. Desde hace años los usuarios de Excel han pedido en vano a Microsoft que incluya gráficas de caja y otras variedades de gráficas populares.

Fácilmente la característica más mejorada de Excel es el formateo condicional, que sirve para agregar formatos a valores que reúnen ciertos criterios. Cuando usted crea una regla de formateo condicional (como “mostrar todos los precios de más de US$100 con un fondo rojo”), Excel la aplicará automáticamente a todas las celdas que usted especifique. Aunque el formateo condicional existe en Excel desde hace años, su uso era demasiado complicado para la mayoría de los usuarios.

En Excel 2007, esta función es más simple de usar; en muchos casos usted puede escoger una opción predeterminada en la propia cinta. También es más potente, pues le permite mezclar todas las reglas de formateo que usted quiera (anteriormente había un límite). Pero la verdadera innovación en el formateo condicional viene de dos características nuevas: las barras de datos y los grupos de conjuntos. Las barras de datos le permiten agregar una barra sombreada detrás de cada celda que usted identifica (mientras más grande es el número, mayor será la barra). Los grupos de iconos agregan iconos diferentes (cuadros minúsculos) junto a diversos números. Por ejemplo, si usted crea una hoja de cálculo con calificaciones académicas, puede decirle a Excel que indique las notas insuficientes con una X roja y las que aprueban con un marca () verde, así podrá distinguirlas de un vistazo. Las opciones se limitan a los conjuntos de iconos incluido en Excel, pero por suerte son bastantes buenos.

Excel también incluye un gran número de refinamientos relativamente menores, entre ellos una mejor función de Autocompletar fórmula, que trabaja con funciones (herramientas de procesamiento de cifras en Excel que examinan algunos datos que usted provee y luego realizan un cálculo y proveen el resultado). Autocompletar fórmula siempre ha sido capaz de informarle de los datos que tiene que suministrar para una función, pero ahora puede ir más allá y sugerir los nombres posibles de la función y series con nombres en su hoja de trabajo a medida que usted escribe unas cuantas letras. Esta pequeña mejora ahorrará mucho tiempo a los que usan Excel todos los días.

Es casi seguro que Excel 2007 siga siendo el rey de las hojas de cálculo y no es barato mantenerse arriba. Excel cuesta US$229 como aplicación autónoma (US$110 por la mejora). Pero si usted crea hojas de cálculo regularmente o si es un usuario actual de Excel, debería considerar esta versión.

– Matthew MacDonald

PowerPoint 2007

PowerPoint 2007 se beneficia enormemente de las características visuales de la interfaz con cinta y de las nuevas herramientas de diseño de Office 2007. Todavía hay cosas que se pueden mejorar, pero los nuevos elementos contribuyen a esta mejora, la más sustanciosa de PowerPoint en muchos años.

Los nuevos temas de PowerPoint 2007 mejoran notablemente las plantillas ordinarias de PowerPoint 2003. Los temas incluyen combinaciones de color predeterminadas que le impiden crear presentaciones feas; también puede modificar los colores y el esquema de un Tema y luego guardarlo para el futuro. Como los temas y las selecciones de colores también están disponibles en Word y Excel, usted puede aplicar un aspecto uniforme a través de sus documentos de Office 2007.

Otra adición nueva (y disponible en Word y Excel) es SmartArt, una herramienta de dibujo para crear gráficos que muestran relaciones (por ejemplo, organigramas, pirámides y ciclos). Usted puede agregar y diseñar los elementos de SmartArt con sólo unos clics y tendría que hacer un esfuerzo extraordinario para producir una ilustración que no luciera mal terminada.

Usted puede aplicar los efectos mejorados de PowerPoint 2007 –que incluyen las sombras propias o paralelas, perspectiva y biseles– al texto y los gráficos (incluso tablas y SmartArt) directamente desde la cinta. En casi todos los casos, usted puede obtener una vista preliminar del cambio propuesto en su presentación.

PowerPoint 2007 también incluye algunas mejoras útiles no relacionadascon el diseño. Las tablas, que siempre han dado grandes dolores de cabeza, ahora son fáciles de diseñar; y la tarea de mover datos entre Excel y PowerPoint, con formatos, por fin tiene la sencillez que siempre debió tener.

La capacidad para doble monitor también es más avanzada, pues le permite poner en blanco la pantalla de presentación si necesita hacer algo en su portátil que no quiere proyectar al auditorio.

La nueva apariencia de PowerPoint eleva tanto el nivel que los pocos puntos débiles en la interfaz se notan claramente. Uno de ellos involucra el nuevo motor de gráfica, que produce gráficos mucho más elegantes que las versiones anteriores pero que usa un selector del tipo de gráfica que oculta sus diapositivas y no ofrece un vista previa activa de los resultados.

Los presentadores más avanzados quedarán desilusionados porque las funciones para agregar vídeo, audio, animación y transiciones a una presentación siguen siendo bastante básicas; y la salida destinada a la Web todavía luce tan pobre en los navegadores que no son de Microsoft que los usuarios de Firefox y Safari que intenten abrir sus presentaciones recibirán un mensaje donde se les advierte que el contenido no se podrá mostrar debidamente (la capacidad de PowerPoint 2003 para emitir presentaciones por la Internet ha sido eliminada completamente, pero de todas maneras nunca trabajó muy bien).

A pesar de estos defectos, PowerPoint 2007 ya es un triunfador; si ya usted esta empleando cualquiera de las versiones anteriores y le importa el aspecto de sus presentaciones, necesita actualizarse a esta versión.

– Harry McCracken

Outlook 2007

Outlook 2007 es básicamente un retoque más que una renovación, a pesar de las mejoras atractivas realizadas a su interfaz. Además, experimenté algunos errores cuando traté de integrar Outlook con programas y protocolos que no son de Microsoft.

La elegante interfaz con cinta hace la tarea de componer mensajes tan sencilla como usar un procesador de texto y el menú de formato sobre la marcha que aparece cuando usted resalta un elemento es un toque bonito. La nueva Barra de tareas pendientes ofrece un vistazo de las citas que tiene en el calendario para ese día y le da un resumen rápido de sus tareas más urgentes. Para abrirla, tiene que hacer doble clic sobre una tarea o entrada del calendario.

Importé el correo, los contactos, el calendario y las tareas sin ningún problema desde Outlook 2003, pero tropecé con un obstáculo cuando el programa me pidió que instalara el componente de Búsqueda instantánea, que integra el motor de Windows Desktop Search en la interfaz de Outlook. Primero, el sistema Windows Genuine Advantage tuvo que validar mi computadora. Luego no pude instalar la aplicación porque Terminal Services no estaba activado (si quiere más detalles, visite http://www.pcwla.com/buscar/07022000). Al final, no gané mucho con la Búsqueda instantánea porque en el pasado ya podía buscar por Outlook 2003 usando el cuadro de Windows Desktop Search ubicado junto a la bandeja del sistema.

En Outlook 2007 usted puede ver una vista previa de imágenes, textos y otros archivos antes de abrirlos; sin embargo, no pude ver un archivo PDF. Microsoft no ofrece visualizador de PDF para Outlook pero espera que otras compañías lo ofrezcan.

Un error final: La primera vez que trató, Outlook 2007 no pudo importar correo desde mi cuenta de Gmail; tuve que abrir la Configuración de cuentas y pulsar Reparar. Después el procedimiento trabajó bastante bien.

Outlook 2007 ofrece mejoras tangibles, pero el programa sigue siendo muy parecido a su predecesor. A medida que el correo electrónico, los mensajes instantáneos y otras formas de comunicación se combinan más y más, la mayoría de nosotros necesitará programas que puedan vincularse fácilmente a diferentes tipos de redes. Desafortunadamente, en lo que se refiere a la accesibilidad, Outlook 2007 sigue siendo un puesto fronterizo en el gulag de Microsoft.

– Dennis O’Reilly

Conozca los conjuntos

De las ocho configuraciones diferentes de Office 2007 que Microsoft ofrece, cinco se venden en las tiendas. El conjunto de programas más barato de venta al detalle es la edición Home and Student 2007 (US$149), que incluye Word, Excel, PowerPoint y la aplicación para tomar notas OneNote. A continuación está la edición Office Standard 2007 de US$399 que evaluamos aquí; esta edición sustituye a Outlook por OneNote. La edición Small Business 2007 (US$449) cambia OneNote por la aplicación de autoedición Publisher y agrega Outlook con el Business Contact Manager. La edición Professional 2007 (US$499) agrega el programa de base de datos Access a la alineación de Small Business y la edición Office Ultimate 2007 (US$679) introduce una gran cantidad de títulos dirigidos a las empresas como la aplicación de colaboración Groove 2007.

Microsoft también presentará tres versiones de la suite que no estarán disponible a los detallistas: Basic 2007 (que solamente incluye Word, Excel y Outlook) vendrá en las PC nuevas; Professional Plus 2007 y Enterprise 2007 estarán disponibles solamente para los clientes corporativos. Microsoft ofrece descuentos de actualización sustanciales a quienes actualmente usan cualquier programa reciente de Office o Works. Vea http://www.pcwla.com/buscar/07021701 para más detalles sobre la mejora y los precios.

-Yardena Arar y Narasu Rebbapragada

Office Standard 2007

Microsoft