Las versiones más antiguas de Office todavía no pueden editar los nuevos formatos de archivos basados en XML.
Una interfaz renovada y nuevos formatos predeterminados de archivos XML hacen que el 2007 Microsoft Office –anteriormente llamado Office 12– sea la actualización más contundente efectuada al popular conjunto de productividad en más de una década. Desafortunadamente, la primera versión beta pública (entérese de cómo obtener una copia en find.pcworld.com/53726) deja sin respuesta un número de preguntas importantes acerca de la capacidad de 2007 Office para integrarse transparentemente con las versiones anteriores y aceptar la migración desde ellas.
Hasta que Microsoft no tenga disponible el software que permita a las versiones más antiguas de Office editar archivos en los nuevos formatos de la versión 2007 –como dice que las tendrá a principio del próximo año cuando aparezca la versión final– no hay manera de saber si las nuevas aplicaciones de Office trabajarán bien con sus predecesores.
En nuestra evaluación de la edición beta privada de 2007 Office, que fuera dada a conocer en enero pasado (http://www.pcwla.com/buscar/06081502), ya notamos el sorprendente aspecto y disposición del entorno de funcionamiento de Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook. Las cinco aplicaciones reemplazan casi todos los menús y barras de herramientas de sus versiones previas por una ‘cinta’ dependiente del contexto, una especie de banda interactiva situada en la parte superior de la pantalla que muestra las diversas funciones pertinentes al indicador o pestaña de nivel superior seleccionada en ese momento (la excepción principal es Outlook, que mantiene la interfaz de la versión anterior en todas las ventanas menos las que se usan para componer mensajes de correo electrónico).
Los usuarios actuales de Office encontrarán la reubicación de las funciones un poco confusa al principio, pero la cinta –combinada con la posibilidad de disponer de una vista preliminar en vivo que muestra cómo lucirá un cambio en sus documentos sin tener que aplicarlo permanentemente– pone de relieve un número de funciones que anteriormente estaban enterradas.
Uno de los nuevos elementos de la interfaz de 2007 Office que muestra más utilidad aparece cuando uno resalta el texto en Word o en las celdas de Excel y luego pulsa el botón derecho sobre él: es un menú de sombra con opciones utilizadas frecuentemente que solamente aparece si uested mueve el ratón sobre él.
La pestaña Ver, que no existía en la versión beta privada anterior, regresa en ésta. Haga clic en ella y verá una cinta que permite acceder con un solo pulso a las vistas de pantalla (Web, diseño y otras), pantallas divididas, ver múltiples páginas, y pasar instantáneamente de un documento abierto a otro. En la edición beta previa de Office, había que buscar en los menús, usar combinaciones de teclas extrñas y seguir varios pasos para acceder a una de estas funciones.
La pantalla apretada
El precio que usted paga por la cinta de acceso rápido es un área de trabajo reducida: el tamaño de la cinta no se puede alterar, aunque desaparece en las ventanas de menos de 5 pulgadas de ancho. Si usted trabaja en una pantalla de 17 pulgadas o menor, será mejor que invierta en una pantalla más grande. Y los usuarios de portátiles deben tener cuidado porque la cinta reducirá aun más el área visible.
Los problemas del espacio en pantalla no son nada comparados con las preguntas que rodean la compatibilidad de los nuevos programas con las aplicaciones anteriores de Office, debido principalmente al cambio hacia el nuevo trío de formatos de archivos XML de Microsoft (.docx, .xlsx y .pptx), que serán los archivos predeterminados en Word, Excel y PowerPoint, respectivamente. Las aplicaciones de 2007 Office pueden abrir archivos creados en las versiones anteriores hasta la Office 97 y trabajar con ellos, y usted puede cambiar la configuración predeterminada para crear archivos en cualquier formato de Office existente. Pero para sacar pleno provecho del tamaño de los archivos más pequeños y otras ventajas del 2007 Office, hay que usar los nuevos formatos XML. Y todavía usted no podrá convertir los archivos de Office a PDF sin usar un programa auxiliar (vea find.pcworld.com/53988 para más detalles sobre la disputa entre Microsoft y Adobe acerca de los PDF en Office).
¿Qué sucede cuando usted trata de abrir un archivo de 2007 Office en una versión anterior de Office? El programa le pedirá que baje un paquete de compatibilidad desde Microsoft. Este paquete no estaba disponible cuando realizamos nuestra prueba, pero la compañía promete que estará disponible cuando el conjunto salga al mercado. Está por verse con qué facilidad trabajará el paquete.
No podemos dar un veredicto definitivo sobre 2007 Office hasta que comprobemos cómo se comportan la migración y la integración entre los formatos nuevos y viejos.
–Michael S. Lasky